Foi de parcurs digitale, de la cursă la aprobare
În FlotaMea, foaia de parcurs se completează pe parcursul zilei, nu la sfârșitul lunii. Cursele pot fi detectate automat prin GPS în timpul programului de lucru sau introduse de șofer, apoi sunt verificate și aprobate de manager, iar diferențele de kilometraj sunt semnalate înainte de un control.
Fluxul unei curse
Fiecare cursă trece prin aceiași pași, indiferent cum a fost înregistrată:
- detecție GPS sau introducere manuală
- ciornă: cursa detectată automat apare marcată „necesită confirmare”
- completarea scopului deplasării
- șoferul și vehiculul, legate de cursă
- aprobarea managerului
- verificarea kilometrajului între curse
Curse detectate automat
Când urmărirea automată este activă, aplicația mobilă a șoferului recunoaște începutul și sfârșitul unei curse și o salvează cu data, ora de plecare și de sosire, punctele de plecare și sosire, traseul și distanța. Cursa apare în foaia de parcurs cu mențiunea „Cursă înregistrată automat — necesită confirmare”, ca punctele, scopul și kilometrajul să fie verificate înainte ca ea să intre într-un raport.
Implicit, înregistrarea automată funcționează doar în intervalul programului de lucru stabilit pentru șofer. Un vehicul poate fi setat și să înregistreze cât timp telefonul e conectat la Bluetooth-ul mașinii, sau doar când șoferul pornește manual înregistrarea. În afara acestor ferestre nu se colectează nicio poziție.
Foi de parcurs trimise de șofer
Șoferul poate completa foaia din portalul lui: alege vehiculul sau rezervarea, data, traseul, scopul, tipul deplasării (de serviciu sau personală) și kilometrajul la plecare și la sosire, și poate atașa o fotografie a foii pe hârtie. Kilometrajul este obligatoriu, pentru că din el se calculează distanța folosită în costuri.
Aprobarea managerului
Foile trimise de șoferi intră într-o coadă de aprobare. Managerul le aprobă sau le respinge, iar aplicația reține cine a luat decizia și când. O foaie respinsă nu este ștearsă: rămâne ca dovadă a ceea ce s-a trimis. Doar cursele aprobate ridică kilometrajul vehiculului și intră în costul pe kilometru.
Kilometraj care se leagă, înainte de un control
Obiecția obișnuită la o foaie de parcurs este că citirile nu se leagă: kilometri neexplicați între sfârșitul unei curse și începutul următoarei. FlotaMea semnalează aceste goluri, ca să fie clarificate înainte de un control, nu în timpul lui.
Foaia de parcurs se exportă în PDF și Excel. Ambele formate sunt generate din aceeași sursă, deci nu pot arăta cifre diferite pentru aceeași perioadă.
Întrebări frecvente
Cum gestionez foile de parcurs ale șoferilor?
Șoferii trimit foile din aplicație sau cursele sunt detectate automat prin GPS. Managerul le aprobă sau le respinge dintr-o coadă, iar foaia se exportă în PDF și Excel.
Cursele detectate prin GPS intră direct în rapoarte?
Nu. O cursă detectată automat apare marcată „necesită confirmare”, ca punctele, scopul și kilometrajul să fie verificate înainte de a fi folosită într-un raport.
Se înregistrează poziția șoferului și în afara programului?
Nu. Implicit, înregistrarea automată funcționează doar în programul de lucru al șoferului. Pe vehiculele setate pe Bluetooth sau manual, doar cât timp telefonul e conectat la mașină sau cât timp șoferul a pornit înregistrarea.