Cum ții evidența documentelor unei flote auto
Echipa FlotaMea · publicat
O evidență bună a documentelor flotei are trei lucruri: fiecare document legat de vehiculul sau de șoferul lui, data de expirare introdusă o singură dată și o alertă care pleacă singură înainte de termen. Restul, de la istoric la costuri, se construiește peste acestea.
Ce documente urmărești
Pentru vehicule, lista obișnuită cuprinde RCA, ITP, rovinieta, CASCO, certificatul de înmatriculare și cartea de identitate a vehiculului, iar pentru transport, licența de transport, inspecția tahografului, polița CMR și asigurarea de marfă.
Pentru șoferi: permisul de conducere, avizul psihologic, fișa medicală, atestatul profesional, cardul tahograf, CPC și ADR, după caz, plus contractul de muncă.
Termenele de valabilitate și obligațiile legale pentru fiecare document se verifică la sursa oficială (RAR, CNAIR, ASF, ARR), pentru că se schimbă. Evidența ta trebuie doar să conțină data de expirare corectă a fiecărui document.
O singură sursă pentru fiecare termen
Cea mai frecventă cauză a unui document expirat nu e uitarea, ci o evidență dublată: un tabel la birou, un calendar în telefonul cuiva, o notiță pe bord. Când o reînnoire se trece într-un loc și nu în celălalt, evidența începe să mintă.
Regula simplă: data de expirare se trece într-un singur loc, pe documentul atașat vehiculului sau șoferului, iar orice alertă sau raport pleacă de acolo.
Alerte care lasă timp de acțiune
O singură alertă, cu o zi înainte, nu ajunge: unele reînnoiri cer o programare sau o ofertă. Un calendar practic are o alertă cu destul timp înainte, una aproape de termen și una în ziua expirării, plus o reamintire dacă documentul a expirat și nu a fost reînnoit.
În FlotaMea, alertele pe email pleacă la 30 de zile, la 3 zile și în ziua expirării, plus o reamintire la 7 zile după expirare, pentru documentele vehiculelor și ale șoferilor. Aplicația mobilă trimite și notificări push.
Reînnoire fără să pierzi istoricul
Când reînnoiești un document, nu suprascrie data veche. Păstrează documentul vechi în istoric și adaugă-l pe cel nou ca document activ. Istoricul arată ce a costat fiecare reînnoire și răspunde la întrebări de tipul „era asigurat vehiculul pe 12 martie?”.
Listă de verificare
O evidență a documentelor e completă când:
- fiecare vehicul și fiecare șofer are documentele trecute cu data de expirare
- costul fiecărui document este înregistrat, ca să intre în costul vehiculului
- alertele ajung la persoana care se ocupă efectiv de reînnoire
- documentele reînnoite rămân în istoric
- scanările sau fotografiile documentelor sunt atașate, unde e util
Întrebări frecvente
Ce documente trebuie urmărite pentru o mașină de firmă?
De obicei RCA, ITP, rovinieta și, după caz, CASCO, plus documentele de transport pentru vehiculele care fac transport. Obligațiile exacte se verifică la sursa oficială.
Cu cât timp înainte trebuie să primesc alerta de expirare?
Cu destul timp cât să programezi reînnoirea. O schemă practică este o alertă cu aproximativ o lună înainte, una cu câteva zile înainte și una în ziua expirării.
Trebuie să păstrez documentele expirate în evidență?
Da, ca istoric. Ele arată costul fiecărei reînnoiri și dacă vehiculul era acoperit la o anumită dată.