Managementul documentelor auto pentru flote
Managementul documentelor auto este procesul prin care o companie urmărește documentele vehiculelor și ale șoferilor, datele lor de expirare, istoricul și acțiunile necesare pentru reînnoire. În FlotaMea, fiecare document stă pe vehiculul sau pe șoferul de care aparține, iar aplicația te anunță înainte să expire.
Ce documente poți urmări
Pentru fiecare vehicul introduci tipul documentului, data de expirare, costul și, opțional, fișierul scanat. Lista de tipuri acoperă documentele obișnuite ale unei flote din România, iar pentru orice altceva există tipul „Altul”.
- RCA, CASCO, asigurare de marfă și poliță CMR
- ITP și revizie tehnică
- rovinietă
- certificat de înmatriculare și carte de identitate a vehiculului
- licență de transport, inspecție tahograf, autorizații speciale
- contract de leasing
Actele șoferilor, în același loc
Aceeași evidență există pentru șoferi: permis de conducere, carte de identitate, aviz psihologic, fișă medicală, atestat profesional, card tahograf, CPC, ADR, contract de muncă, fișa postului și acordul GDPR. Pe cardul fiecărui șofer vezi câte acte au expirat și câte expiră în următoarele 30 de zile.
Cum funcționează alertele de expirare
FlotaMea verifică zilnic termenele. Primești email cu 30 de zile, cu 3 zile și în ziua expirării, plus o reamintire la 7 zile după ce documentul a expirat, dacă nu a fost rezolvat. Pe telefon, aplicația mobilă trimite și notificări push pentru documentele vehiculelor, actele șoferilor și mentenanța programată.
În aplicație, documentele care expiră apar pe tabloul de bord ca atenționări, ca să vezi dintr-o privire ce trebuie rezolvat.
Ce se întâmplă când rezolvi o alertă
Când alegi să rezolvi o alertă, aplicația îți cere datele noului document: noua dată de expirare, costul și, dacă vrei, fișierul. La salvare, documentul nou devine cel activ, iar cel vechi este marcat ca rezolvat și rămâne în istoric. Nu se suprascrie nimic.
Fluxul complet arată așa: document → expirare → alertă → rezolvare → datele documentului nou → înlocuire → istoric → următoarea expirare. Următoarea alertă pleacă automat de la data documentului nou.
Întrebări frecvente
Cum urmăresc expirarea ITP și RCA pentru toată flota?
Introduci data de expirare a fiecărui document pe vehiculul lui. FlotaMea trimite email cu 30 de zile, cu 3 zile și în ziua expirării, iar documentele care expiră apar ca atenționări pe tabloul de bord.
Pot vedea istoricul documentelor unui vehicul?
Da. La reînnoire, documentul vechi este marcat ca rezolvat și rămâne în istoricul vehiculului, cu data și costul lui. Documentul nou devine cel activ.
Trebuie să încarc fișierul documentului?
Nu. Fișierul este opțional. Alertele funcționează doar pe baza datei de expirare introduse.
Primesc alerte și pentru actele șoferilor?
Da. Permisul, avizul psihologic, cardul tahograf, atestatul și celelalte acte ale șoferilor au aceleași alerte de expirare ca documentele vehiculelor.