Importul flotei din Excel sau CSV
Nu trebuie să introduci flota de la zero. FlotaMea importă vehiculele și șoferii din fișiere Excel sau CSV, recunoaște singur coloanele, verifică fiecare rând și îți arată problemele înainte ca ceva să fie salvat. Alimentările se importă din extrasele cardurilor de combustibil și din facturile e-Factura.
Ce poți importa
Secțiunea de import are trei fluxuri separate:
- vehicule, din Excel sau CSV: marcă, model, număr de înmatriculare, tip, date tehnice și kilometraj
- șoferi, din Excel sau CSV: date de contact și de identificare
- combustibil: extrase CSV de card (OMV Petrom, Rompetrol, MOL, Shell sau format generic) și facturi e-Factura în format XML
Coloanele sunt recunoscute automat
Oamenii scriu capetele de tabel diferit: „Marcă”, „Marca”, „MARCA”. La importul de vehicule și de șoferi, FlotaMea compară denumirile după ce elimină diferențele de diacritice, majuscule și spații, așa că recunoaște coloanele fără să le redenumești. Dacă o coloană nu este recunoscută, o alegi tu din listă.
Validare, rând cu rând
Înainte de import vezi o previzualizare a întregului fișier. Fiecare rând este marcat ca valid sau cu erori, iar mesajul spune exact ce e greșit și ce valori sunt acceptate. La vehicule și la șoferi, rândurile cu erori se pot exporta, corecta și reîncărca.
Dacă fișierul are mai multe vehicule decât permite planul tău, vezi dinainte câte încap, în loc să afli după import.
Detectarea duplicatelor
Un rând care apare de mai multe ori în fișier, sau un vehicul care există deja în cont, este semnalat ca posibil duplicat. Numerele de înmatriculare sunt comparate indiferent de spații și cratime („BV 34 ADL” și „bv-34-adl” sunt același vehicul).
Un duplicat nu este o eroare: rândul rămâne importabil, dar vine nebifat, pentru că importul dublu din greșeală este cazul cel mai des întâlnit.
Șabloane gata de completat
Pentru vehicule și pentru șoferi poți descărca un șablon. Șablonul are o foaie de instrucțiuni cu toate valorile acceptate pentru fiecare coloană, cum ar fi tipurile de vehicule sau de combustibil.
Un import, pas cu pas
Pentru vehicule și pentru șoferi, pașii sunt aceiași:
- descarci șablonul sau folosești fișierul pe care îl ai deja
- încarci fișierul Excel sau CSV
- verifici potrivirea coloanelor și corectezi una nerecunoscută, dacă e cazul
- parcurgi previzualizarea: rânduri valide, erori și posibile duplicate
- alegi ce rânduri intră și confirmi importul
- exporți rândurile cu erori, le corectezi și le încarci din nou
Întrebări frecvente
Pot importa vehicule din Excel?
Da. Încarci fișierul Excel sau CSV, FlotaMea recunoaște coloanele, verifică fiecare rând și îți arată erorile și duplicatele înainte de import.
Ce se întâmplă cu rândurile greșite?
Sunt marcate în previzualizare cu motivul erorii. La vehicule și la șoferi le poți exporta, corecta și reîncărca, iar rândurile valide se importă separat.
Există un șablon de import?
Da, câte unul pentru vehicule și pentru șoferi, fiecare cu o foaie de instrucțiuni care listează valorile acceptate. Combustibilul se importă direct din extrasele de card și din facturile e-Factura, fără șablon.