Cum gestionezi foile de parcurs ale unei flote auto
Echipa FlotaMea · publicat
O foaie de parcurs bună se completează pe parcursul zilei, de șoferul care a condus, și se verifică de altcineva înainte să ajungă într-un raport. O foaie completată la sfârșitul lunii, din memorie, este cea care nu rezistă la prima întrebare.
Ce conține o foaie de parcurs
În practică, o foaie de parcurs leagă o deplasare de un vehicul și de un șofer: data, traseul (de unde și până unde), scopul deplasării, kilometrajul la plecare și la sosire și distanța. Pentru o flotă, scopul și kilometrajul sunt cele care contează cel mai mult.
Ce trebuie să conțină foaia pentru a fi acceptată fiscal și cine are obligația să o țină se verifică la sursa oficială (ANAF) sau cu contabilul, pentru că regulile se schimbă. Ghidul acesta descrie organizarea, nu obligațiile legale.
Completată pe loc, nu la sfârșitul lunii
Cea mai mare sursă de erori este timpul. Cu cât trece mai mult între cursă și completare, cu atât traseul și kilometrajul devin estimări. Regula practică: fiecare cursă se trece în ziua în care a avut loc.
În FlotaMea, cursele pot fi detectate automat prin GPS de aplicația mobilă a șoferului, în timpul programului de lucru, sau introduse de șofer din portalul lui. O cursă detectată automat apare marcată „necesită confirmare”, ca scopul și kilometrajul să fie verificate înainte de raport.
Cine aprobă
Șoferul completează, managerul aprobă. Separarea contează: cine a condus știe traseul, cine aprobă vede dacă cifrele se leagă cu restul flotei. O foaie respinsă nu se șterge; rămâne ca dovadă a ceea ce s-a trimis.
În FlotaMea, foile trimise de șoferi intră într-o coadă de aprobare, iar aplicația reține cine a decis și când. Doar cursele aprobate ridică kilometrajul vehiculului și intră în costul pe kilometru.
Kilometrajul trebuie să se lege
Obiecția obișnuită la o foaie de parcurs este un gol: kilometrajul de la sosirea unei curse nu coincide cu cel de la plecarea următoarei. Fiecare gol trebuie explicat, de exemplu printr-o cursă netrecută sau o deplasare personală.
Verifică golurile lunar, nu doar înainte de un control. FlotaMea le semnalează automat, iar foaia de parcurs se exportă în PDF și Excel din aceeași sursă, deci cele două formate nu pot arăta cifre diferite.
Listă de verificare
O lună de foi de parcurs e în ordine când:
- fiecare cursă are vehicul, șofer, dată, traseu și scop
- kilometrajul de plecare al unei curse este cel de sosire al cursei anterioare
- deplasările personale sunt marcate separat de cele de serviciu
- foile sunt aprobate de altcineva decât șoferul
- foile respinse rămân în evidență
Întrebări frecvente
Cum gestionez foile de parcurs ale șoferilor?
Șoferii completează cursele în ziua în care au avut loc, iar managerul le aprobă sau le respinge. În FlotaMea cursele pot fi și detectate automat prin GPS, apoi confirmate.
Ce fac dacă kilometrajul nu se leagă între două curse?
Clarifici golul cu șoferul: de obicei e o cursă netrecută sau o deplasare personală. Verifică golurile lunar, nu doar înainte de un control.
Ce trebuie să conțină o foaie de parcurs ca să fie acceptată fiscal?
Cerințele se verifică la ANAF sau cu contabilul, pentru că se schimbă. Practic, foaia leagă deplasarea de vehicul, șofer, dată, traseu, scop și kilometraj.