Cum gestionezi o flotă auto și ce trebuie urmărit
Echipa FlotaMea · publicat
A gestiona o flotă auto înseamnă să știi în orice moment trei lucruri despre fiecare vehicul: cine îl folosește, dacă poate circula legal și în siguranță și cât costă. Tot ce urmărești într-un parc auto, de la documente la combustibil, răspunde la una dintre aceste trei întrebări.
Ce trebuie urmărit pentru fiecare vehicul
Un parc auto ținut în ordine are, pe fiecare vehicul:
- datele de identificare: număr de înmatriculare, VIN, marcă, model, an
- documentele cu data de expirare: RCA, ITP, rovinietă și, după caz, CASCO
- kilometrajul, actualizat din citiri reale, nu din estimări
- mentenanța: ultima revizie, următoarea scadență și reparațiile făcute
- alimentările, cu litri, sumă și kilometraj
- anvelopele, cheltuielile și amenzile
- șoferul care îl folosește acum și cine l-a folosit înainte
Ce trebuie urmărit pentru fiecare șofer
Pentru șoferi, evidența cuprinde actele cu termen de valabilitate (permis, aviz medical și psihologic, atestate, după caz), vehiculele atribuite cu data de început și de sfârșit și starea vehiculului la fiecare predare. Atribuirea cu date clare răspunde la întrebarea pe care o pune orice amendă: cine conducea vehiculul în ziua respectivă?
Cine răspunde de ce
Cele mai multe probleme dintr-o flotă apar între oameni, nu între cifre: un șofer care observă o problemă și nu are cui să o spună, un document reînnoit de cineva care nu a anunțat pe nimeni. Stabilește cine introduce fiecare tip de informație și cine primește fiecare alertă.
Șoferii raportează din teren ce văd: kilometraj, alimentări, probleme la vehicul. Managerul aprobă, programează și plătește. Un șofer nu are nevoie să vadă costurile întregii flote, iar un manager nu ar trebui să afle de o defecțiune de la service.
În ce ordine pui lucrurile în ordine
Nu începe cu rapoartele. Începe cu lista de vehicule și cu documentele lor, pentru că un document expirat costă imediat. Apoi șoferii și atribuirile. Abia după aceea combustibilul și mentenanța, din care ies costul pe kilometru și costul total de deținere.
În FlotaMea, vehiculele și șoferii se pot importa din tabelul pe care îl ai deja, documentele primesc alerte pe email la 30 de zile, la 3 zile și în ziua expirării, iar șoferii au un portal propriu, cu acces doar la vehiculele atribuite lor.
Semne că evidența nu mai ține pasul
Oricare dintre semnalele de mai jos înseamnă că o informație stă într-un loc în care nu o caută nimeni:
- afli de un document expirat de la poliție sau de la service
- nu poți spune cât a costat un vehicul anul trecut fără să aduni facturi
- kilometrajul din evidență e mai mic decât cel din bord
- nu știi cine a avut mașina în ziua unei amenzi
Întrebări frecvente
Ce înseamnă gestionarea unei flote auto?
Înseamnă evidența vehiculelor, a documentelor, a șoferilor, a mentenanței și a costurilor, astfel încât să știi oricând cine folosește fiecare vehicul, dacă poate circula și cât costă.
Ce trebuie urmărit într-un parc auto?
Pe fiecare vehicul: documentele cu data de expirare, kilometrajul, mentenanța, alimentările, cheltuielile și șoferul care îl folosește. Pe fiecare șofer: actele și vehiculele atribuite.
Cu ce încep când organizez evidența unei flote?
Cu lista vehiculelor și documentele lor, pentru că un document expirat costă imediat. Apoi șoferii și atribuirile, apoi combustibilul și mentenanța.